Consulenza aziendale per la Privacy

La consulenza aziendale per la privacy aiuta le aziende a gestire i dati dei propri clienti e dipendenti in modo sicuro e conforme al Regolamento sulla Protezione dei dati (UE 2016/679).

Affidarsi a professionisti offre molteplici vantaggi alle aziende, tra cui:

• riduzione dei rischi di violazioni della privacy;
• adeguamento alle normative;
• aumento della fiducia dei clienti e dei dipendenti nell’azienda.

Il team di Selin è specializzato in consulenza aziendale e affianca i titolari e i responsabili del trattamento nell’adempimento delle prescrizioni normative derivanti dal Regolamento Privacy UE, occupandosi di:

1. redazione Registri del trattamento;
2. redazione della documentazione obbligatoria;
3. gestione delle pratiche di videosorveglianza.

Inoltre, col nostro servizio di consulenza aziendale aiutiamo le aziende a gestire i casi di violazione della privacy in modo efficace e a fornire supporto nella notifica alle autorità competenti e ai clienti interessati.

Grazie al software proprietario ©CONSELIN, gestire le procedure per il rispetto della normativa sulla privacy è più semplice e veloce.

Vediamo insieme come la consulenza di Selin sulla privacy rappresenti un investimento importante per le aziende che desiderano proteggere i dati dei propri clienti e dipendenti, rispettare le normative e aumentare la fiducia e la reputazione dell’azienda.

Redazione Registri del trattamento

La branca di Selin addetta alla consulenza aziendale sulla Privacy si occupa anche della redazione del Registro del trattamento, un obbligo previsto dall’articolo 30 del Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati personali (GDPR).

Esso rappresenta un importante strumento di responsabilizzazione (accountability) per i titolari del trattamento, in quanto strumento utile per fornire una visione completa dei trattamenti in corso.

In generale sono tenuti a redigere il registro delle attività tutti i titolari e i responsabili del trattamento:

• aziende o organizzazioni con almeno 250 dipendenti;
• aziende che effettuano trattamenti potenzialmente rischiosi per i diritti e le libertà altrui;
• chiunque effettui trattamenti non occasionali;
• imprese che effettuano trattamenti di dati relativi alle categorie citate all’articolo 9, paragrafo 1 del GDPR (di origine razziale o etnica, politica, religiosa o filosofica, appartenenza sindacale, genetici, biometrici, relativi alla salute, alla sfera sessuale di un individuo) o relativi a condanne penali e reati (articolo 10 del GDPR).

Nel registro, devono essere indicati almeno:

1. nome e contatti del titolare del trattamento e di eventuali contitolari, del rappresentante del titolare del trattamento e del responsabile della privacy (DPO);
2. finalità del trattamento, distinte per tipologie;
3. descrizione delle categorie di interessati trattati;
4. destinatari a cui le informazioni personali sono stati o saranno comunicati;
5. eventuali trasferimenti di dati personali verso un altro paese o organizzazione internazionale.

Il registro dei trattamenti deve essere tenuto sia in formato digitale (art. 20, co. 1 bis del Codice Amministrazione Digitale) che cartaceo e deve essere costantemente aggiornato, riportando sia la data della sua prima creazione che quella dell’ultimo aggiornamento, verificabili da parte del Garante.

Tutto questo può essere gestito dal nostro dipartimento di consulenza aziendale, in totale sicurezza per i titolari delle imprese.

Redazione documentazione obbligatoria

Fornire la documentazione per garantire la sicurezza delle informazioni personali è uno dei requisiti fondamentali per dimostrare la conformità al Regolamento generale sulla privacy. Richiede un lavoro meticoloso e impegnativo, che può essere interamente affidato a un esperto in consulenza aziendale come Selin.

Ecco i principali documenti richiesti dal regolamento.

1. Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA), che aiuta le organizzazioni ad identificare, valutare e mitigare i rischi legati alla privacy.

1. Informativa sulla privacy con cui il titolare del trattamento comunica a tutti gli interessati che si stanno trattando i loro dati personali e deve fornire delle specifiche informazioni in merito alla loro privacy.
2. Moduli per richiedere il consenso. Viste le delicate sfumature di questo documento, nella sua creazione è bene tenere in considerazione di:

• richiedere solo i dati di cui si avrà effettivamente bisogno;
• illustrare i termini e le condizioni in modo chiaro e preciso;
• rendere più facile ritirare il consenso;
• chiedere sempre una doppia autorizzazione al consenso.

1. Descrizione del ruolo del responsabile della protezione dei dati (DPO). Anche se il GDPR non non lo richiede specificamente, la sua nomina è caldamente consigliata dal Gruppo di Lavoro Articolo 29 (WP29) come una buona prassi per dimostrare la conformità al Regolamento.
2. Notifiche delle violazioni dei dati (furto o altro che porti alla distruzione, perdita, modifica, divulgazione o accesso di informazioni personali non autorizzate) entro 72 ore dall’accaduto, secondo le policy interne dell’azienda.

Selin supporta le imprese nella redazione di tutta questa documentazione obbligatoria per la privacy attraverso la sua attività di consulenza.

Gestione pratiche videosorveglianza

Il nostro servizio di consulenza aziendale sulla Privacy comprende anche la gestione delle pratiche di videosorveglianza per installare le telecamere di sicurezza rispettando le norme di legge previste.

Così come molte altre informazioni (nome, cognome, età e altre informazioni), anche le immagini sono a tutti gli effetti dei dati personali e, come tali, sono soggette alla normativa della privacy.

L’autorizzazione per videosorveglianza sul luogo di lavoro è, dunque, sempre obbligatoria per aziende e attività commerciali e, secondo quanto stabilito all’art. 4 della Legge 300 del 1970 dello Statuto dei Lavoratori e smi, impianti audiovisivi e altri strumenti, dai quali deriva la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, possono essere impiegati esclusivamente per:

• esigenze organizzative e produttive;
• sicurezza del lavoro;
• tutela del patrimonio aziendale.

Le modifiche all’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori hanno adeguato l’impianto normativo e le procedure preesistenti alle più recenti innovazioni tecnologiche.

In merito a ciò, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro, con la circolare n.5 del 19 febbraio 2018, ha fornito alcune indicazioni operative sull’installazione e l’utilizzo degli impianti di videosorveglianza e degli altri strumenti di controllo. In particolare, si richiede maggiore attenzione alle finalità e alle motivazioni per cui si richiede l’autorizzazione, piuttosto che sulla descrizione tecnica della strumentazione impiegata.

È, quindi, importante prestare particolare attenzione al posizionamento delle telecamere sul luogo di lavoro. La legge italiana prevede che non possano inquadrare postazioni di lavoro fisse o aree dedicate all’attività lavorativa. In altre parole, le immagini non devono focalizzarsi sui dipendenti, che possono essere ripresi solo in modo occasionale. Le telecamere possono essere orientate anche su ingressi o zone di passaggio di pertinenza dell’azienda, come i corridoi o i parcheggi.

Prima di procedere all’installazione di un impianto di videosorveglianza sul luogo di lavoro, è anche necessario avere uno specifico accordo con le organizzazioni sindacali (se presenti in azienda) o, in alternativa, l’autorizzazione rilasciata dall’Ispettorato Territoriale del Lavoro.

Inoltre, è fondamentale che i dipendenti siano informati in modo chiaro e trasparente sull’utilizzo delle telecamere e sulle finalità per cui sono state installate.

In questo modo, la videosorveglianza sul luogo di lavoro può effettivamente garantire la sicurezza dei dipendenti e prevenire attività illecite.

In un mondo sempre più orientato alla digitalizzazione, il rispetto della normativa sulla privacy è diventata fondamentale per tutte le aziende che operano in Europa. Scegliere il giusto partner di consulenza aziendale può fare la differenza nell’essere in regola con il Regolamento sulla Protezione dei dati e nel garantire la sicurezza della privacy dei propri clienti e dipendenti. In questa direzione, Selin affianca le imprese con un servizio di consulenza professionale alle imprese.